يُعد تصميم عمليات الشركة Operational processes أحد العناصر الأساسية في نجاح أي عمل ناشئ؛ لأنه يساهم في تحقيق الكفاءة والتخصص وتلبية احتياجات العملاء بشكل فعال.
يتضمن تصميم عمليات الشركات الناشئة عدة عناصر رئيسية وهي:
بناء ثقافة الشركة والتصميم التنظيمي التي تكلمنا عنها سابقاً، بالإضافة إلى تصميم العمليات التشغيلية وإدارتها، التي تتضمن إدارة المنتج، والاستعانة بمصادر خارجية التي سنتكلم عنها في هذا المقال.
تنسيق هذه العناصر ودمجها بشكل منسجم يساهم في بناء هيكل تنظيمي فعال يمكن أن يدعم نمو وازدهار الشركة.
محتوى المقال:
يُعد تصميم العمليات عنصراً حاسماً ومهماً في عالم الأعمال الناشئة؛ وذلك لضمان سير العمليات التشغيلية بطريقة فعالة ومربحة، لذا يجب على الشركات تصميم هذه العمليات واتباعها بشكل منضبط ومنتظم، أما إدارة العمليات (Operations management) تضمن سلامة سير العمليات التشغيلية وتحقيقها لأهداف الشركة.
يختلف نوع العمليات التشغيلية حسب حجم الشركة ونوع الصناعة مثلًا: في مصنع لإنتاج البسكويت، تتمثل العملية التشغيلية في تحويل المواد الأولية (الطحين) إلى منتج (بسكويت).
حيث إن تصميم العملية التشغيلية يبدأ من نقطة إيجاد مورد للمواد الأولية ووضع وصفة التحضير إلى آخر مرحلة لتوصيل المنتج إلى العميل.
وممكن أن تكون العمليات التشغيلية غير تصنيعية -تقديم خدمات- مثل: قد تكون العمليات التشغيلية في شركة طيران هي كيفية نقل المسافرين وأمتعتهم من بلد إلى آخر، بالإضافة لعمليات أخرى
كــ الحجوزات، وتسجيل المسافرين، وجدولة عمل أفراد الطاقم وغيرها الكثير.
الفكرة أن تصميم العمليات التشغيلية في الشركات الناشئة يؤمن وضوح سير العمل -سواء تصنيع منتج أو تقديم خدمة- من أول إلى آخر خطوة، هذا يوفر الوقت ويضمن الجودة في التصنيع، لأن العملية محكمة بأدق التفاصيل.
هدف تصميم العمليات التشغيلية هو بناء نظام عمل فعّال ومُربح، وذلك باستخدام أقل قدر ممكن من الموارد والوقت لإنتاج الخدمة أو المنتج الهدف، لتحقيق رضا العميل وأرباح للشركة.
هي إدارة جميع الممارسات الخاصة بالأعمال داخل الشركة، وذلك لتحقيق أكبر قدر من الكفاءة في تنفيذ الأعمال واستغلال جميع الكفاءات بشكل منظم يضمن مصلحة الشركة في النهاية، وهي تعتمد بشكل أساسي على تنظيم وتخطيط والإشراف على كامل العمليات التشغيلية للموازنة بين الإيرادات والتكاليف الخاصة بكل المهام التي تقوم بها الشركة.
الهدف الأساسي من إدارة العمليات التشغيلية هو تحقيق أعلى ربح تشغيلي للشركات، لذلك هي مهمة صعبة جدًا وتحتاج إلى كفاءات ومدير عمليات متمكن والصبر في تطبيق استراتيجيات مختلفة للوصول إلى أفضل عملية تشغيلية للشركة.
هناك مجموعة من المهام الخاصة بإدارة العمليات التشغيلية التي تشمل:
إدارة المنتج أو الخدمة، دراسة البيانات السابقة، إدارة سلسلة التوريد، وإدارة التسليم.
هي عملية تخطيط وتنفيذ استراتيجيات تطوير وإدارة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة. تشمل مسؤوليات إدارة المنتج تحديد احتياجات السوق، وتطوير الأفكار والمفاهيم، وتحليل المنافسة، وتحديد المواصفات والميزات والأسعار، وإدارة دورة حياة المنتج.
تهدف إدارة المنتج إلى تحقيق أهداف الشركة من خلال تقديم منتجات أو خدمات تلبي احتياجات العملاء وتحقق التفوق التنافسي للشركة في السوق.
وفقًا لدراسة أجرتها شركة Bain & Company، فإن 21٪ من الشركات توفر 10٪ أو أكثر باستخدام استراتيجيات تحسين العمليات التشغيلية للأعمال.
هذا يعني أنه بإمكان الشركات توفير ما يقارب 2 مليار دولار من الوقت والمال الضائعين من خلال تحسين عملياتهم.
وبما أن عملية إدارة المنتج عملية حساسة وتشكل جزء أساسي من نجاح الشركة أو فشلها، يمكن الاستعانة بمصادر خارجية (Outsourcing) تتكفل بإدارة المنتج، وتختصر على الشركة الكثير من الوقت والخبرات والتكاليف، وهذا يعطي الشركات فرصة للتركيز على باقي العمليات التشغيلية الأساسية.
في إطار إدارة العمليات، يتم تصنيفها إلى عمليات أساسية (Core Processes) وعمليات داعمة (Supporting Processes) وذلك بناءً على أهميتها وتأثيرها في تحقيق أهداف الشركة.
هي تلك العمليات التي تدعم النشاط الأساسي للشركة وتساهم في تحقيق أهدافها الرئيسية، وتُشكل هذه العمليات النواة الأساسية للأعمال التجارية للحفاظ على استدامتها وتحقيق التنافسية.
وتختلف العمليات الأساسية من شركة لأخرى حسب الصناعة مثلًا: في شركة تصنيع، يمكن أن تشمل العمليات الأساسية عمليات التصنيع والتجميع والتحكم في الجودة. بينما في شركة خدمات، يمكن أن تشمل العمليات الأساسية عمليات تقديم الخدمات وإدارة العملاء والتسويق.
تتطلب إدارة العمليات الأساسية مراقبة مستمرة وتحسين وتطوير؛ لضمان تحقيق الأهداف المحددة للشركة وتلبية احتياجات العملاء.
هي العمليات التي تدعم وتسهم في سلسلة العمل الرئيسية وتساعد على تنفيذ العمليات الأساسية بشكل فعال وموثوق به. وتشمل هذه العمليات أنشطة مثل الإدارة المالية، وإدارة الموارد البشرية، وإدارة الجودة، وتخطيط الموارد المؤسسية (ERP)، وتقنية المعلومات وغيرها.
تهدف العمليات الداعمة إلى توفير الدعم اللازم للعمليات الأساسية وضمان سيرها بكفاءة.
يُستخدم مخطط SIPOC كـ أداة لتصميم وتوضيح العمليات عمومًا، حيث يُساعد على فهم التسلسل العام للعملية من البداية إلى النهاية وعلاقاتها المختلفة، ويوفر نظرة عامة لجميع العناصر المرتبطة بالمشروع بشكل مرئي.
مخطط SIPOC هو اختصار للمصطلحات الخمسة التالية:
هم الأشخاص (المهندسين والفنيين) أو الجهات (الموارد البشرية أو المخزون) التي توفر المدخلات اللازمة للعملية.
هي الموارد (المواد الخام) أو المعلومات التي تُستخدم في العملية.
هي الخطوات والإجراءات التي يتم اتباعها لتحويل المدخلات إلى مخرجات لتلبية احتياجات العميل.
هي المنتجات أو الخدمات التي تنتجها العملية.
هم الأشخاص أو الجهات (المستخدم النهائي) التي تستفيد من المخرجات المُنتجة من العملية.
تصميم العمليات التشغيلية يتطلب اتباع سلسلة من الخطوات لضمان تحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق الكفاءة والفعالية في تنفيذ العمليات. تتلخص هذه الخطوات في:
- حاول أن تحدد أهداف العملية التشغيلية وما هي المتطلبات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
- حلل العملية التشغيلية الحالية وحدد نقاط القوة والضعف فيها.
- حدد المنتجات أو الخدمات التي يجب أن تكون نتاج العملية التشغيلية.
- ضع مجموعة من المعايير والمؤشرات الرئيسية لقياس أداء العملية في تحقيق المخرجات المرجوة.
- قم بتفصيل خطوات العملية وتحديد تسلسلها وتوقيتها.
- حلل المهام والمسؤوليات وحاول أن تحدد مدخلات ومخرجات كل مرحلة.
- ما هي الموارد اللازمة لتنفيذ العملية التشغيلية، مثل الموظفين والمعدات والمواد.
- حدد توزيع الموارد بين مراحل العملية واحتساب التكاليف المرتبطة (الكهرباء، تكاليف الصيانة).
- ارسم خريطة تدفق العملية لتوضيح تسلسل وتداخل الخطوات والتواصل بين المراحل.
- حدد نقاط التحكم والقرارات المهمة في العملية التشغيلية.
- وثق إجراءات التشغيل القياسية لكل خطوة في العملية.
- حدد معايير الجودة والأداء لكل خطوة وكيفية قياسها.
- جرب تنفيذ العملية التشغيلية المعدلة على نطاق صغير وقيّم أدائها وفعاليتها.
- يمكن إجراء التحسينات اللازمة بناءً على نتائج التقييم وردود الفعل.
- نفذ العملية على نطاق أوسع وفقًا للخطة المحددة.
- تتبع أداء العملية وإجراء التحسينات المستمرة لتحقيق الكفاءة والجودة.
- راقب أداء العملية التشغيلية ومدى فعاليتها باستخدام مؤشرات قياس الأداء المحددة سابقاً.
- كرر تقييم العملية التشغيلية بشكل دوري واستمر في إجراء التحسينات اللازمة.
هذه بعض الخطوات الأساسية في تصميم العمليات التشغيلية، يمكن تعديل وتكييف هذه الخطوات حسب طبيعة واحتياجات وحجم كل شركة.
في الختام، يُعتبر تصميم العمليات التشغيلية جزءًا حيويًا وأداة أساسية في إدارة العمليات وتحقيق النجاح للشركات. تطورت مفاهيم تصميم العمليات التشغيلية عبر الزمن بفضل تجارب الشركات الناجحة مثل تويوتا وماكدونالدز وجنرال إلكتريك، حيث قدمت أفكارًا وممارسات مبتكرة في تصميم العمليات التشغيلية؛ مما ساهم في تطوير وتحسين هذا المجال.
لذا، أفضل مكان لبدء تصميم العمليات التشغيلية هو الشركات الناشئة، بالاعتماد على تصميم العمليات بشكل صحيح وفعال، يمكن للشركات تحسين كفاءتها وإنتاجيتها وتحقيق ميزة تنافسية قوية في سوق الأعمال. ابدأ بالاستثمار بتصميم عمليات شركتك الناشئة لتحقيق النجاح والاستدامة في عالم الأعمال.