يعتمد نجاح أي شركة ناشئة على التنظيم الفعال لهيكل وثقافة الشركة، حيث يُعد التصميم التنظيمي بمثابة الأساس الذي تُبنى عليه جميع عمليات الشركة.

يؤمن التصميم التنظيمي توافق وتوجيه الموظفين مع رؤية وأهداف الشركة، في حين أنَّ تبنيّ ثقافة عمل قوية تؤمن بيئة عمل إيجابية ومنتجة، وحسب Forbes الشركات التي تملك ثقافات عمل قوية، حققت زيادة في نمو إيراداتها بمقدار 4 أضعاف مقارنة بالشركات التقليدية.

في هذا المقال:

1. ثقافة الشركة (Organizational culture)
2. أهمية بناء ثقافة الشركة؟
3. التصميم التنظيمي (Organizational design)
4. ما الفرق بين التصميم التنظيمي وتصميم الأدوار؟
5. خطوات تصميم عمليات الشركة

• ثقافة الشركة (Organizational culture)

• ثقافة الشركة: هي القيم والمعتقدات والسلوكيات والعادات التي تتشكل داخل الشركة وتحدد هويتها وطابعها الفريد، وهي بمثابة البصمة المميزة للشركات التي تشكلها من خلال وضع بعض القواعد واللوائح لبناء نظام عمل خاص بها. وتتضمن ثقافة الشركة العديد من العناصر التي تتعلق بالعمل وأسلوب الإدارة وأخلاقيات العمل داخل المؤسسة.
  
  

تتكون ثقافة الشركة (Organizational culture) من عدة عناصر، وهي:

• القيم: تشمل المبادئ التي تحدد ما هو جوهر الشركة، مثل النزاهة، والابتكار،والتميز.

• الرؤية والرسالة: تتعلق بالهدف العام والرؤية المستقبلية للشركة وما هو السبيل لتحقيقها.

• التوجه السلوكي: يشمل السلوكيات والتصرفات التي يجب على الموظفين اتباعها في بيئة العمل، مثل الاحترام المتبادل، والتعاون، والتميز في الأداء.

• أهمية بناء ثقافة الشركة؟

وفقاً لـ Robert Walters -وهي شركة عالمية رائدة في مجال خدمات التوظيف واستشارات الموارد البشرية- إن  90٪ من الموظفين يبحثون عن ثقافة الشركة قبل التقديم على فرصة وظيفية فيها، حيث إن امتلاك الشركات الناشئة ثقافة قوية أصبح ضرورة وتكمن أهميتها في:

• زيادة الإنتاجية

بيئة العمل التي تمتلك ثقافة تنظيمية مدفوعة بهدف ورؤية واضحة، تُحفز الموظفين على الانخراط في العمل، وبمشاركة الموظفين بشكل فعال من خلال الاستماع لهم والأخذ بأفكارهم، يتحسن الأداء وتزداد الإنتاجية.

وجدت دراسة أن الشركات التي لديها مشاركة فعالة لموظفيها أظهرت زيادة في الأداء بنسبة 202٪ مقارنة بالشركات التقليدية.

• رضا العملاء

عندما تمتلك الشركة ثقافة قوية تُركز على خدمة العملاء وجعل حياتهم أفضل، هذا يحسن سمعة الشركة ويُكسبها رضا العملاء والمستثمرين.

• جذب أصحاب المهارات والاحتفاظ بالمبدعين

الشركات التي تتمتع بسمعة جيدة ولديها ثقافة عمل إيجابية تعتبر مكانًا مُغريًا لأصحاب الخبرات والمواهب، كما أنها تُحافظ على بقاء موظفيها داخل الشركة وتَكسب ولائهم نتيجة توفير بيئة عمل مناسبة وهذا يُمكّنها من بناء فريق قوي ومتميز، أيضاً هذا يوفر على الشركات الكثير من الوقت والمال في عملية إعادة التوظيف.

حسب SHRM -وهي منظمة عالمية رائدة في مجال إدارة الموارد البشرية- على مدى السنوات الخمس الماضية، بلغ إجمالي تكلفة إعادة التوظيف بسبب تدني ثقافة مكان العمل 223 مليار دولار. 

• زيادة الأرباح

امتلاك ثقافة عمل قوية تُعزز الولاء والانتماء للشركة مما يدفع الموظفين للتفاني في تحقيق أهداف الشركة وزيادة أرباحها.

وفقًا لـ Gallup يمكن أن يؤدي تعيين مديرين ذوي مواهب مميزة إلى زيادة الإيرادات بنسبة 27 %، وإن امتلاك ثقافة عمل تجذب المواهب، يمكن أن تزيد الأرباح بنسبة 33٪ .

• تعزيز التعاون والعمل الجماعي بين الموظفين

مما يساعد على تحقيق أهداف الشركة وتنفيذ المشاريع بكفاءة عالية.

نظراً للميزات السابقة توجهت العديد من الشركات العالمية إلى بناء ثقافات عمل مميزة خاصة بها مثل: Zoom, Pixar, Airbnb, Netflix 

ومن أبرزها، العملاقة Google التي تشتهر بأنها تهتم بتأمين بيئة عمل محفزة ومريحة لموظفيها، بالإضافة إلى توفير صالات لعب ورياضة ووجبات غذاء صحية للموظفين داخل الشركة.

ولكن أهم ما يميز Google توفير بيئة عمل مسطحة دون طبقية وحواجز، حيث يستطيع أي أحد من الموظفين أن يتواصل مع كبار المديرين والمديرين التنفيذيين، دون أي وسيط وتتيح Google لموظفيها التعبير عن آرائهم بحرية دون وجود حدود وهذا يعزز الابتكار وثقة الموظفين ويؤمن شفافية أكبر في الشركة.

كما تساعد Google موظفيها في إدارة أموالهم، ليس فقط بتقديم أجور عادلة. بل توفر أيضاً مستشارين ماليين للموظفين في الشركة، وظيفتهم  تقديم المشورة بما يخص الضرائب والديون ومساعدة الموظفين في إدارة استثماراتهم، إذ تهتم بالأمان المالي لموظفيها. وهذا ما يجعلها شركة مميزة وحلمًا للكثير.

• التصميم التنظيمي (Organizational Design)

يُطلق عليه أيضاً بـ الهيكل التنظيمي، هي عملية تحديد هيكل وأدوار المنظمة، من خلال الترتيب الهيكلي للأقسام والوحدات التنظيمية والعلاقات الوظيفية داخل الشركة، ويتضمن كيفية توزيع السلطة والمسؤوليات والاختصاصات بين مختلف الأقسام ومستويات الإدارة.

 يهدف الهيكل التنظيمي إلى تحقيق التنظيم والتنسيق الفعال بين الموظفين وتوجيه جهودهم نحو تحقيق أهداف ورؤية الشركة.

هناك العديد من الطرق لتصميم الهيكل التنظيمي، ويختلف النهج الأفضل اعتمادًا على عمل الشركة وحجمها وأهدافها.

الأنواع الأكثر شيوعاً هي:

1. الهياكل الوظيفية  Functional
2. متعددة الأقسام  Multi-Divisional
3. المسطحة Flat
4. المصفوفة Matrix Structures

إضافةً إلى أنواع أخرى كــ الهياكل الدائرية، والقائمة على الفريق، والشبكات.

• ما الفرق بين التصميم التنظيمي وتصميم الأدوار؟

• تصميم الأدوار (Role design): هي جزء من الهيكل التنظيمي (Organizational design)، حيث يُركز على تحديد الأدوار الفردية داخل هيكل الشركة، يتضمن ذلك تحديد المهام والمسؤوليات والصلاحيات المخصصة لكل منصب أو وظيفة داخل الشركة.

يهدف تصميم الأدوار إلى ضمان توزيع وتوضيح الأدوار بشكل يتوافق مع أهداف المؤسسة، ويشمل ذلك مراعاة عدة عوامل مثل مسؤوليات الوظيفة، وعلاقات التقارير، والسلطة في اتخاذ القرارات، والمهارات والمؤهلات المطلوبة لكل دور، حيث يُساهم تصميم الأدوار الفعال في تحقيق الوضوح والمساءلة والإنتاجية داخل المؤسسة.

• خطوات تصميم عمليات الشركة

تصميم عمليات الشركة هي جزء مهم لبناء هيكل الشركات الناشئة، فيما يلي بعض الخطوات العملية لتصميم عمليات الشركات الناشئة، وتحديدًا بناء الهيكل التنظيمي (Organizational design) وثقافة الشركة:

• حدد أهداف الشركة

ما هي أهدافك الحالية والمستقبلية، ما الذي تريد تحقيقه من خلال شركتك؟

بمجرد معرفة الأهداف وتوضيح الرؤى، يمكنك البدء في التخطيط في كيف يمكن للهيكل التنظيمي وثقافة الشركة مساعدتك في تحقيق هذه الرؤى.

• تحليل الاحتياجات

قبل البدء في تصميم عمليات الشركة، يجب تحليل الاحتياجات بشكل عميق. ابحث عن العمليات المهمة لتحقيق أهداف الشركة، وحدد المهام والمسؤوليات المطلوبة لكل عملية.

• تقييم حجم الشركة ومدى تعقيدها

كمْ عدد الموظفين لديك؟ وكمْ عدد الأقسام أو الفرق؟

حدد الأقسام والوحدات التنظيمية والعلاقات الوظيفية بينها، سيؤثر حجم وتعقيد الشركة على نوع الهيكل التنظيمي وثقافة الشركة التي تحتاجها.

• اختر هيكلًا تنظيميًا

يجب أن يتوافق الهيكل التنظيمي مع أهداف الشركة ويدعم تنفيذ العمليات بكفاءة. هناك العديد من أنواع الهياكل التنظيمية المختلفة، ولكن بالنسبة للشركات الناشئة، غالبًا ما يكون الهيكل البسيط هو الخيار الأفضل، مثل:

• الهيكل الوظيفي: هذا النوع ينظم الموظفين في أقسام بناءً على خبراتهم العملية، مثل التسويق أو المبيعات أو المحاسبة.

• هيكل المنتج أو الخدمة: ينظم هذا النوع الموظفين في أقسام بناءً على المنتجات أو الخدمات التي يقدمونها.

• الهيكل الموجه للعميل Customer-facing structure: هذا النوع من الهيكلة ينظم الموظفين بناءً على العملاء الذين يخدمونهم.

• تحديد الأدوار والمسؤوليات

بمجرد اختيار الهيكل المناسب، حدد الأدوار الفردية والمسؤوليات داخل الشركة، تحتاج إلى تحديد المهام والواجبات الوظيفية، بالإضافة إلى السلطة والصلاحيات التي يتمتع بها كل منصب، يجب أن تكون الأدوار والمسؤوليات واضحة ومتوافقة مع هيكل التنظيم المحدد.

• بناء ثقافة الشركة

حدد القيم والمعتقدات التي ترغب في تعزيزها داخل الشركة، وابدأ بتوضيح رؤية ومهمة الشركة لجميع الموظفين، حيث تعمل ثقافة الشركة على توجيه سلوك الموظفين وتعزيز الابتكار والتعاون بينهم.

• التواصل والتدريب

بمجرد بناء الهيكل التنظيمي وثقافة الشركة، يجب أن يتم التواصل الفعال مع جميع الموظفين، واشرح لهم التغييرات في هيكل التنظيم، ذلك يساعدهم على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم.

قدم التدريب اللازم للموظفين لتعزيز قدراتهم في تنفيذ العمليات والقيام بأدوارهم بفاعلية.

• التقييم والتحسين المستمر

بمجرد تنفيذ تصميم عمليات الشركة، قيّم أداء العمليات واستمع لملاحظات الموظفين، ابحث عن فرص التحسين وتطوير العمليات بناءً على الملاحظات والتحليلات. يجب أن يكون هناك التزام بالتحسين المستمر وتعديل العمليات حسب الحاجة.

لا تنسَ! يجب أن يتسم الهيكل التنظيمي وثقافة شركتك بالمرونة الكافية للتكيف مع التغييرات في حجم الشركة أو أهدافها، وإن الاستمرار في مراقبة وتحسين العمليات يساهم في تحقيق الأهداف والنجاح. 

ختاماً، الشركات الناشئة في مراحلها الأولى لا تحتاج إلى هيكل تنظيمي معقد نظراً لصغر حجم فريق العمل وقلة الإمكانات المادية والبشرية بالإضافة إلى انعدام الحاجة لتخصيص الوظائف بشكل دقيق، ولذلك يكتفي المؤسسين بتقسيم أولي وبسيط للأعمال يضمن الوضوح في الأدوار وسهولة عملية التواصل، يمكن استخدام صانع المخطط من Canva لتسهيل العملية.

لا تشكل هذه العملية تحديًا في المراحل الأولى، ولكنها تزداد تعقيدًا مع اتساع حجم الشركة الناشئة ودخول استثمارات جديدة إذ يتطلب التوسع في الأعمال زيادة عدد الموظفين وضرورة البدء في رسم هيكل تنظيمي واضح؛ لذا حاول استثمار الوقت والجهد في تصميم عمليات شركتك وابدأ الآن.

• المصادر:

1. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-organizational-culture-is-important#:~:text=Organizational%20culture%20refers%20to%20a,employee%20performance%2C%20productivity%20and%20engagement
2. https://blog.greenthumbs.in/company-culture-stats
3. https://www.investopedia.com/terms/o/organizational-structure.asp#:~:text=The%20four%20types%20of%20organizational,%2Dbased%2C%20and%20network%20structures.
4. https://blog.empuls.io/why-is-organizational-culture-important/
5. https://www.zavvy.io/blog/company-culture-examples
6. https://ahaslides.com/blog/company-culture-examples/
7. https://blog.jostle.me/blog/why-is-organizational-culture-important#:~:text=The%20culture%20at%20your%20organization%20sets%20expectations%20for%20how%20people,making%2C%20and%20improve%20workflow%20overall.
8. https://www.corporate-rebels.com/blog/importance-of-team-and-teamleader#:~:text=To%20answer%20the%20question%20we,to%20develop%20their%20own%20culture.
9. https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/organizational-design-and-structure